Contabilità ordinaria SRL: obblighi, registri e adempimenti

1. Perché la SRL deve tenere la contabilità ordinaria

A differenza delle imprese individuali e delle società di persone, che possono scegliere tra contabilità semplificata e ordinaria in base al fatturato, le società di capitali (SRL, SRLS, SPA) sono obbligate alla contabilità ordinaria in ogni caso. Questa previsione nasce dall'esigenza di tutelare i creditori e i terzi: essendo la responsabilità dei soci limitata al capitale conferito, è necessario che i conti della società siano tenuti con il massimo rigore.

La contabilità ordinaria prevede la registrazione di ogni operazione economica e finanziaria secondo il metodo della partita doppia. Ogni fatto aziendale viene registrato con due annotazioni (dare e avere) che devono sempre bilanciarsi. Questo sistema garantisce la coerenza interna dei dati e la possibilità di ricostruire in qualsiasi momento la situazione patrimoniale e finanziaria della società.

Per una SRL appena costituita, che sia ordinaria o semplificata (SRLS), l'obbligo di contabilità ordinaria scatta dal primo giorno di attività. Questo è uno dei motivi per cui è fondamentale affidarsi sin dall'inizio a un commercialista esperto in società di capitali.

2. I registri contabili obbligatori

Una SRL deve tenere e aggiornare i seguenti registri contabili:

Libro giornale

Il registro fondamentale della contabilità ordinaria. Registra in ordine cronologico tutte le operazioni economiche e finanziarie della società: incassi, pagamenti, fatture emesse e ricevute, stipendi, versamenti fiscali, ammortamenti, rettifiche di fine anno. Ogni registrazione deve avere: data, causale, conto dare, conto avere e importo.

Libro degli inventari

Redatto all'inizio dell'attività e alla fine di ogni esercizio, contiene la descrizione analitica del patrimonio della società: beni materiali e immateriali, crediti, debiti, disponibilità liquide, rimanenze. L'inventario si chiude con il bilancio d'esercizio e il conto economico.

Registri IVA

• Registro delle fatture emesse: tutte le fatture di vendita, numerate progressivamente
• Registro degli acquisti: tutte le fatture di acquisto con l'IVA detraibile
• Registro dei corrispettivi: per le SRL che effettuano vendite al dettaglio con scontrino/ricevuta

I registri IVA sono la base per il calcolo delle liquidazioni periodiche e della dichiarazione IVA annuale.

Registro dei beni ammortizzabili

Elenca tutti i beni strumentali della società con: descrizione, anno di acquisto, costo, aliquota e quota di ammortamento annuale, fondo ammortamento. Questo registro può essere sostituito da annotazioni equivalenti nel libro degli inventari o nel libro giornale.

3. I libri sociali obbligatori

Oltre ai registri contabili, la SRL deve tenere i libri sociali previsti dall'articolo 2478 del Codice Civile. Questi libri documentano la vita societaria e le decisioni degli organi sociali.

I libri sociali devono essere numerati progressivamente e bollati prima dell'uso. La tassa annuale per la vidimazione è di 309,87 euro, da versare entro il 16 marzo di ogni anno. Questa tassa rientra tra i costi fissi di gestione della SRL.

Il libro delle decisioni dei soci è particolarmente importante: contiene i verbali di approvazione del bilancio, le delibere di distribuzione dei dividendi, la nomina degli amministratori e le delibere sul compenso dell'amministratore.

4. Fatturazione elettronica e registrazione

Dal 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le SRL. Le fatture vengono emesse in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate e devono essere registrate entro i termini previsti dalla legge.

I principali obblighi legati alla fatturazione elettronica sono:

• Emissione: la fattura elettronica deve essere emessa entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (fattura immediata) o entro il 15 del mese successivo (fattura differita)
• Registrazione acquisti: le fatture ricevute devono essere registrate entro il termine della liquidazione IVA del periodo (mensile o trimestrale)
• Conservazione: le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni

La fatturazione elettronica ha semplificato alcuni adempimenti contabili: i dati delle fatture vengono automaticamente acquisiti dall'Agenzia delle Entrate, riducendo il rischio di errori nella dichiarazione IVA. Tuttavia, la registrazione contabile in partita doppia resta un passaggio necessario che richiede competenza professionale.

5. Adempimenti contabili periodici

La contabilità ordinaria richiede una serie di adempimenti periodici che scandiscono il lavoro del commercialista durante l'anno.

Adempimenti mensili/trimestrali

• Registrazione fatture emesse e ricevute
• Liquidazione IVA periodica
• Versamento IVA tramite F24
• Versamento ritenute d'acconto
• Invio comunicazioni LIPE (trimestrali)

Adempimenti annuali

• Scritture di rettifica e assestamento di fine anno
• Redazione del bilancio di verifica
• Calcolo ammortamenti
• Valutazione rimanenze
• Accantonamenti a fondi rischi e spese future
• Redazione del bilancio d'esercizio e della nota integrativa
• Dichiarazione dei redditi SC
• Dichiarazione IRAP
• Dichiarazione IVA annuale
• Deposito bilancio in CCIAA

Tutte le scadenze sono riepilogate nel nostro calendario fiscale SRL 2026.

6. Dal bilancio di verifica al bilancio d'esercizio

Il ciclo contabile annuale si conclude con la trasformazione dei dati contabili nel bilancio d'esercizio. Il processo prevede diversi passaggi tecnici.

Il bilancio di verifica è un prospetto che elenca tutti i conti con i relativi saldi. È lo strumento di controllo intermedio che il commercialista utilizza per verificare la correttezza delle registrazioni prima delle scritture di chiusura.

Le scritture di assestamento (ratei, risconti, ammortamenti, accantonamenti, valutazione crediti e rimanenze) trasformano i dati contabili secondo il principio di competenza, attribuendo a ciascun esercizio i costi e i ricavi di pertinenza.

Il risultato finale è il bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa. L'amministratore deve poi presentarlo all'assemblea dei soci per l'approvazione, come illustrato nella guida sul bilancio SRL per amministratori.

7. Conservazione dei documenti contabili

Le scritture contabili e i documenti che le supportano devono essere conservati per almeno 10 anni dalla data dell'ultima registrazione (articolo 2220 del Codice Civile). Per i documenti fiscali, il termine di conservazione è legato ai termini di accertamento: generalmente 5 anni dalla presentazione della dichiarazione, ma estendibile in caso di omessa dichiarazione.

La conservazione può essere:

• Cartacea: i registri stampati su carta devono essere conservati in luogo sicuro e accessibile
• Digitale (conservazione sostitutiva): i documenti vengono conservati in formato digitale con marca temporale e firma digitale, con pieno valore legale

La conservazione digitale è ormai lo standard, soprattutto per le fatture elettroniche. Il servizio dell'Agenzia delle Entrate conserva gratuitamente le fatture transitate dal SdI, ma per una conservazione completa di tutti i registri contabili è consigliabile un servizio dedicato. Questo costo è incluso nei costi di gestione annuali della SRL.

8. Domande frequenti