Spese deducibili SRL: guida completa a cosa si può scaricare nel 2026

1. Principio di deducibilità dei costi per la SRL

La deducibilità dei costi sostenuti da una SRL rappresenta uno degli aspetti più rilevanti della gestione fiscale d'impresa. Comprendere quali spese possono essere portate in deduzione dal reddito imponibile consente di ridurre legalmente il carico fiscale, ottimizzando la pianificazione fiscale della società.

Il principio cardine è stabilito dall'art. 109 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi): un costo è deducibile quando soddisfa contemporaneamente tre requisiti fondamentali:

• Inerenza: il costo deve essere collegato all'attività d'impresa. Non è necessario che generi direttamente ricavi, ma deve esistere un nesso logico con l'oggetto sociale della SRL.
• Competenza: il costo deve essere imputato all'esercizio in cui sorge l'obbligazione, indipendentemente dal momento del pagamento (principio di competenza economica, art. 109 comma 1 TUIR).
• Documentazione: ogni costo deve essere supportato da idonea documentazione fiscale (fatture, ricevute, contratti, note spese) registrata nella contabilità ordinaria della SRL.

È importante distinguere tra deducibilità ai fini IRES e deducibilità ai fini IRAP. L'IRES (Imposta sul Reddito delle Società) si applica con aliquota del 24% sul reddito imponibile. L'IRAP (Imposta Regionale sulle Attività Produttive) ha una base imponibile diversa: il valore della produzione netta, che esclude dalla deduzione alcune voci come i costi del personale e gli interessi passivi.

La tabella seguente riassume le principali differenze tra la base imponibile IRES e quella IRAP:

2. Costi del personale e compensi

I costi del personale rappresentano spesso la voce più significativa nel bilancio di una SRL. La loro deducibilità varia in funzione della tipologia di rapporto contrattuale.

Compenso dell'amministratore

Il compenso dell'amministratore è integralmente deducibile ai fini IRES, a condizione che:

• sia deliberato dall'assemblea dei soci (o previsto nello statuto);
• sia congruo rispetto all'attività svolta e alle dimensioni della società;
• sia effettivamente corrisposto (per il principio di cassa applicabile ai redditi assimilati a lavoro dipendente).

Attenzione: ai fini IRAP, il compenso dell'amministratore inquadrato come collaboratore coordinato e continuativo (co.co.co.) è indeducibile, poiché non rientra tra i costi del personale dipendente. Se invece l'amministratore ha un contratto di lavoro subordinato, il costo è deducibile anche ai fini IRAP.

La deduzione IRES opera per competenza ma con il vincolo del pagamento: il compenso deliberato nel 2026 e pagato entro il 12 gennaio 2027 è deducibile nell'esercizio 2026. Se pagato successivamente, la deduzione slitta all'anno del pagamento effettivo.

Dipendenti e collaboratori

I costi relativi ai dipendenti sono integralmente deducibili ai fini IRES e comprendono:

• retribuzioni lorde e straordinari;
• contributi previdenziali e assistenziali a carico del datore di lavoro (INPS, INAIL);
• TFR maturato nell'esercizio;
• premi di produttività e benefit aziendali (nei limiti previsti);
• costi per trasferte e rimborsi spese documentati.

Ai fini IRAP, il costo del lavoro dipendente è deducibile con le agevolazioni del cuneo fiscale, che prevede la deduzione integrale dei contributi previdenziali e assicurativi e una deduzione forfettaria per ogni dipendente a tempo indeterminato.

Collaboratori esterni e professionisti

I compensi corrisposti a professionisti esterni (avvocati, commercialisti, consulenti) sono deducibili per competenza ai fini IRES, nel momento in cui la prestazione è ultimata. La ritenuta d'acconto del 20% deve essere correttamente operata e versata. Ai fini IRAP, i compensi per prestazioni di servizi sono generalmente deducibili.

3. Costi per beni strumentali e ammortamenti

I beni strumentali sono quei beni di uso durevole impiegati nell'attività d'impresa. Il loro costo non è deducibile interamente nell'anno di acquisto, ma viene ripartito lungo la vita utile del bene attraverso il meccanismo degli ammortamenti.

Ammortamento ordinario

Le quote di ammortamento sono calcolate applicando i coefficienti stabiliti dal D.M. 31 dicembre 1988, differenziati per tipologia di bene e settore di attività. Nell'esercizio di entrata in funzione del bene, la quota di ammortamento è ridotta alla metà.

Esempi di coefficienti di ammortamento più comuni:

Beni di costo unitario inferiore a 516,46 euro

I beni strumentali con costo unitario non superiore a 516,46 euro possono essere dedotti integralmente nell'esercizio di acquisto, senza necessità di ammortamento pluriennale. Si tratta di una semplificazione particolarmente utile per piccole attrezzature, accessori e materiale d'ufficio.

Leasing e noleggio

I canoni di leasing finanziario sono deducibili a condizione che la durata contrattuale non sia inferiore alla metà del periodo di ammortamento ordinario del bene (con un minimo di 8 anni per gli immobili). I canoni di noleggio operativo sono invece deducibili per competenza senza vincoli di durata minima, nei limiti dell'importo fiscalmente riconosciuto.

4. Spese auto aziendali

Le spese relative alle autovetture aziendali sono tra le più regolamentate dal punto di vista fiscale. L'art. 164 del TUIR stabilisce limiti sia sulla percentuale di deducibilità sia sul costo fiscalmente riconosciuto del veicolo.

Le spese deducibili comprendono non solo l'ammortamento del veicolo, ma anche:

• carburante (con obbligo di pagamento tracciabile);
• assicurazione RCA e kasko;
• manutenzione e riparazioni;
• bollo auto;
• pedaggi autostradali e parcheggi;
• canoni di leasing o noleggio a lungo termine.

Esempio pratico: una SRL acquista un'autovettura a uso promiscuo per 30.000 euro. Il costo fiscalmente riconosciuto è limitato a 18.075,99 euro. L'ammortamento annuo (coefficiente 25%) sarà pari a 4.518,99 euro, deducibile al 20%, ovvero 903,80 euro l'anno. Nell'anno di acquisto, la quota è dimezzata a 451,90 euro.

Per le auto concesse in fringe benefit ai dipendenti, la deducibilità al 70% si applica senza limiti di costo, rendendo questa soluzione fiscalmente molto vantaggiosa, come approfondito nella nostra guida alla pianificazione fiscale SRL.

5. Spese di rappresentanza e omaggi

Le spese di rappresentanza sono quei costi sostenuti per finalità promozionali o di pubbliche relazioni, senza una controprestazione diretta da parte del destinatario. Rientrano in questa categoria: cene con clienti, eventi aziendali, omaggi e gadget promozionali.

La deducibilità è disciplinata dall'art. 108, comma 2, del TUIR e dal D.M. 19 novembre 2008. I limiti percentuali, calcolati sui ricavi e proventi della gestione caratteristica, sono i seguenti:

Omaggi: i beni di valore unitario non superiore a 50 euro sono considerati spese di rappresentanza integralmente deducibili, senza applicazione dei limiti percentuali sopra indicati. Questa soglia si riferisce al costo di acquisto del singolo bene.

Esempio: una SRL con ricavi pari a 800.000 euro può dedurre spese di rappresentanza fino a 12.000 euro (1,5% di 800.000). Se nell'anno sostiene spese per cene aziendali e regali natalizi per 15.000 euro, potrà dedurne solo 12.000, mentre i restanti 3.000 euro non saranno deducibili.

6. Spese telefoniche e informatiche

Le spese di telefonia fissa e mobile, nonché i costi per servizi di connettività internet, sono deducibili nella misura dell'80% (art. 102, comma 9, TUIR). Questa limitazione si applica sia ai canoni di abbonamento sia ai costi di traffico.

Rientrano in questa categoria:

• canoni di telefonia fissa e mobile;
• costi di traffico telefonico;
• abbonamenti internet (ADSL, fibra, mobile);
• acquisto e noleggio di apparecchi telefonici e smartphone;
• servizi di cloud computing e hosting (quando collegati a servizi di comunicazione).

Per quanto riguarda l'IVA, la detrazione segue regole diverse: l'IVA sulle spese telefoniche è detraibile al 100% se il telefono è utilizzato esclusivamente per l'attività d'impresa, oppure in proporzione all'uso effettivo se destinato anche a finalità personali.

I costi per hardware informatico (computer, server, stampanti) non rientrano nella limitazione dell'80% e seguono le regole ordinarie di ammortamento, con deducibilità integrale delle quote di ammortamento calcolate secondo i coefficienti ministeriali (generalmente 20% annuo).

7. Interessi passivi e il meccanismo del ROL

La deducibilità degli interessi passivi per le società di capitali è regolata dall'art. 96 del TUIR, che prevede un meccanismo articolato in tre passaggi:

1. Primo livello: gli interessi passivi sono deducibili fino a concorrenza degli interessi attivi del medesimo periodo d'imposta.
2. Secondo livello: l'eccedenza di interessi passivi rispetto a quelli attivi è deducibile nel limite del 30% del ROL (Risultato Operativo Lordo).
3. Riporto: l'eventuale eccedenza di ROL non utilizzata è riportabile in avanti senza limiti di tempo. Allo stesso modo, gli interessi passivi non dedotti possono essere riportati agli esercizi successivi.

Il ROL fiscale si calcola come differenza tra il valore della produzione (voce A del conto economico) e i costi della produzione (voce B), con l'esclusione delle quote di ammortamento dei beni materiali e immateriali e dei canoni di locazione finanziaria.

Esempio di calcolo:

In questo caso, poiché l'eccedenza di 40.000 euro è inferiore al 30% del ROL (60.000 euro), tutti gli interessi passivi sono deducibili. L'eccedenza di ROL non utilizzata (20.000 euro) è riportabile agli esercizi successivi.

Ai fini IRAP, gli interessi passivi sono sempre indeducibili, indipendentemente dal calcolo del ROL.

8. Spese di formazione, ricerca e consulenza

Le spese per la formazione del personale e degli amministratori sono integralmente deducibili ai fini IRES quando inerenti all'attività d'impresa. Comprendono:

• corsi di aggiornamento professionale;
• partecipazione a convegni e seminari;
• acquisto di pubblicazioni tecniche e abbonamenti a riviste specializzate;
• formazione obbligatoria in materia di sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008);
• corsi di lingua straniera funzionali all'attività.

Spese di ricerca e sviluppo

Le spese di ricerca e sviluppo sono deducibili integralmente nell'esercizio in cui vengono sostenute, oppure possono essere capitalizzate e ammortizzate in un periodo non superiore a 5 anni. Inoltre, per determinate tipologie di investimenti in R&S, è possibile beneficiare del credito d'imposta per ricerca e sviluppo, che rappresenta un'ulteriore agevolazione fiscale.

Consulenze professionali

I compensi per consulenze legali, fiscali, tecniche e commerciali sono deducibili per competenza. È fondamentale che la prestazione sia documentata da un contratto o una lettera d'incarico e che la fattura sia regolarmente emessa e registrata in contabilità.

Le spese per la tenuta della contabilità, la redazione del bilancio e la consulenza fiscale ordinaria sono naturalmente deducibili al 100%, trattandosi di costi strettamente inerenti alla gestione dell'impresa.

9. Costi non deducibili o parzialmente deducibili

Non tutti i costi sostenuti dalla SRL sono fiscalmente deducibili. Alcune voci sono esplicitamente escluse o limitate dalla normativa:

Costi totalmente indeducibili

• Sanzioni e penalità: le multe stradali, le sanzioni tributarie e amministrative non sono mai deducibili (art. 99 TUIR).
• Imposte sul reddito: l'IRES stessa e le relative addizionali non sono deducibili dalla base imponibile.
• Costi da reato: i costi derivanti da attività illecite o contrarie all'ordine pubblico.
• Liberalità non qualificate: le erogazioni liberali che non rientrano nelle categorie espressamente previste dal TUIR.

Costi parzialmente deducibili

Spese di vitto e alloggio

Le spese per vitto e alloggio sostenute direttamente dalla società sono deducibili nella misura del 75%. Tuttavia, se tali spese sono sostenute nell'ambito di trasferte di dipendenti e documentate in nota spese, la deducibilità è integrale (100%). Per le trasferte, i rimborsi analitici a piè di lista devono essere supportati da scontrini e ricevute, con indicazione delle finalità aziendali della trasferta.

10. Domande frequenti (FAQ)

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