Le regole sulla fattura elettronica sono uguali per tutti: a cambiare è il modo in cui la società le mette in pratica. Ecco le tre famiglie di soluzione, i criteri che contano davvero e le domande da fare al fornitore prima di firmare.
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Chi cerca un software di fatturazione per la propria SRL, di solito, le regole le conosce già: sa che la fattura passa dal Sistema di Interscambio, che il formato è XML e che i documenti vanno conservati. Il problema è un altro, e nessun elenco di funzioni lo risolve: capire quale soluzione regge il volume di documenti dell'azienda, come si incastra con la contabilità e cosa succede ai dati il giorno in cui si cambia fornitore. Questa guida non ripassa gli obblighi — per quelli c'è la nostra guida alla fatturazione elettronica per le SRL — ma ragiona su categorie di soluzione e criteri di scelta.
Il quadro normativo è identico per tutte le società di capitali: nessun software rende una SRL più o meno adempiente di un'altra. Quello che cambia da società a società è l'organizzazione interna, ed è lì che si decide se il software sarà uno strumento o un problema quotidiano.
Prima di guardare qualsiasi prodotto conviene rispondere a tre domande, in quest'ordine:
La terza domanda è quella che più spesso viene sottovalutata. Molte SRL scelgono il software guardando solo al ciclo attivo, cioè alle fatture che emettono, e si accorgono solo dopo che il vero carico di lavoro sta nel ciclo passivo: ricevere, classificare, controllare e archiviare i documenti dei fornitori.
Al netto dei nomi commerciali, che cambiano in continuazione, le soluzioni disponibili si riducono a tre famiglie. Riconoscere a quale famiglia appartiene un prodotto è più utile che confrontare elenchi di funzioni, perché determina i pregi e i limiti strutturali che quel prodotto avrà comunque.
Lo studio che tiene la contabilità apre alla società un accesso al proprio gestionale, o a un modulo di fatturazione collegato. La società emette le fatture e lo studio se le ritrova già nel sistema con cui registra le scritture.
Pro: nessun passaggio di dati da un sistema all'altro, nessun formato di scambio da concordare, contabilità allineata quasi in tempo reale, un solo interlocutore in caso di problemi. In genere è anche la soluzione con il costo diretto più basso per la società, perché spesso è inclusa nel compenso professionale o addebitata come voce accessoria.
Contro: le funzioni gestionali sono quelle che servono a un commercialista, non a un'azienda commerciale: raramente ci sono magazzino, listini articolati o collegamenti con un e-commerce. Soprattutto, la fatturazione resta legata al rapporto con lo studio: cambiare commercialista significa quasi sempre cambiare anche software, e le due cose vanno affrontate insieme. Su questo abbiamo scritto una guida dedicata a come cambiare commercialista senza blocchi.
È la categoria più affollata: applicazioni web, acquistate direttamente dalla società con un abbonamento, che coprono emissione, trasmissione allo SdI, ricezione delle fatture passive e, quasi sempre, la conservazione.
Pro: indipendenza dal professionista, accesso da qualsiasi postazione senza installazioni, attivazione rapida, costi trasparenti e prevedibili, aggiornamenti normativi a carico del fornitore. Sono soluzioni pensate per l'utente finale, quindi in genere più semplici da usare di un gestionale professionale.
Contro: il collegamento con la contabilità non è automatico e va costruito, concordando con lo studio un formato e una frequenza di scambio. La profondità gestionale è variabile: alcune soluzioni si fermano alla fattura, altre arrivano a magazzino e scadenzario. E il dato vive su un sistema di un terzo, il che rende decisivo il tema della portabilità di cui parliamo più avanti.
Qui la fatturazione non è un prodotto a sé, ma una funzione di un sistema più ampio che governa già ordini, magazzino, produzione o vendite. La fattura nasce da un documento a monte, tipicamente un ordine o un documento di trasporto, e il software la trasforma nel tracciato XML da trasmettere.
Pro: il dato viene inserito una volta sola e attraversa tutto il processo, eliminando la riscrittura manuale che è la prima fonte di errori. È l'unica famiglia che regge volumi alti, cicli di vendita complessi e controllo di gestione strutturato.
Contro: costo e complessità sono di un altro ordine. Richiede un progetto di avviamento, configurazione, formazione delle persone e, quasi sempre, un referente tecnico. Nel primo anno il costo di impianto può superare quello della licenza. Ha senso quando la fatturazione è la coda di un processo aziendale già articolato, non quando è l'unico processo da gestire.
La tabella seguente mette le tre famiglie a confronto sui criteri che incidono sul lavoro quotidiano di una SRL. Le valutazioni sono strutturali, cioè dipendono dal tipo di soluzione e non dal singolo prodotto.
| Criterio | Gestionale del commercialista | Software cloud indipendente | Modulo del gestionale aziendale |
|---|---|---|---|
| Integrazione con la contabilità | Nativa: il documento è già nel sistema dello studio | Da costruire: serve un formato di scambio concordato | Interna alla società; verso lo studio serve comunque un tracciato |
| Ciclo passivo | Gestito dallo studio, con visibilità variabile per la società | Di norma incluso, a volte come modulo separato | Integrato con ordini e magazzino, con controlli automatici |
| Conservazione a norma | In genere gestita dallo studio o dal suo fornitore | Spesso inclusa nel canone, tramite conservatore terzo | Quasi sempre servizio a parte, da contrattualizzare |
| Funzioni gestionali | Limitate: pensate per la contabilità, non per la vendita | Variabili: dalla sola fattura a magazzino e scadenzario | Complete: listini, ordini, magazzino, marginalità |
| Multiutenza e deleghe | Accessi definiti dallo studio, ruoli spesso rigidi | Utenti aggiuntivi in genere a pagamento | Profili e permessi granulari per funzione |
| Esportazione dei dati | Dipende dalle politiche dello studio e del suo fornitore | Da verificare nel contratto prima di sottoscrivere | Ampia, ma la migrazione è tecnicamente onerosa |
| Costo diretto per la società | Basso o incluso nel compenso professionale | Canone contenuto e prevedibile | Elevato, con costo di avviamento nel primo anno |
| Quando ha senso | Pochi documenti, contabilità affidata allo studio | Volumi medi, esigenza di autonomia operativa | Volumi alti, magazzino, più operatori, processi strutturati |
Le demo dei prodotti mostrano quasi sempre la stessa cosa: quanto è facile emettere una fattura. È la parte meno problematica del lavoro. I criteri che determinano se una soluzione regge nel tempo sono altri.
La domanda utile non è "si integra con la contabilità?", a cui tutti rispondono di sì, ma "in che modo". Un'integrazione vera significa che i documenti arrivano al gestionale contabile senza reinserimento manuale, in un formato che lo studio può importare, con una periodicità definita. Un'esportazione in PDF o in un foglio di calcolo non è un'integrazione: è un elenco che qualcuno dovrà ribattere.
Il ciclo passivo è dove si nasconde il lavoro. Verificate che il software riceva le fatture dei fornitori e permetta di associarle a un fornitore anagrafico, di allegare il giustificativo e di segnalare i documenti attesi e non arrivati. Se la società effettua operazioni soggette a reverse charge, controllate anche che generi i documenti di integrazione da trasmettere allo SdI: è una funzione che non tutte le soluzioni più leggere hanno.
Emettere una fattura e conservarla sono due servizi distinti, anche quando vengono venduti in un unico pacchetto. Il software di fatturazione spesso si appoggia a un conservatore terzo. Su questo punto vanno chiariti tre aspetti: se la conservazione è compresa nel canone o addebitata a consumo, per quanti anni è garantita e con quali modalità si esibiscono i documenti in caso di controllo. Il parametro rispetto a cui valutare la risposta è il termine di legge: le scritture e i documenti fiscali vanno conservati fino alla definizione degli accertamenti relativi al periodo, e in ogni caso per almeno dieci anni ai sensi dell'art. 2220 del codice civile. Un servizio che ne garantisce cinque non è sufficiente.
Un punto che va detto con chiarezza: affidare la conservazione a un fornitore esterno non trasferisce la responsabilità. Davanti all'Agenzia delle Entrate risponde sempre la società: se il conservatore sbaglia o cessa l'attività, il problema resta della SRL. È la ragione per cui la domanda su cosa succede ai documenti alla fine del rapporto non è una formalità. Il quadro degli obblighi è spiegato nella guida alla fatturazione elettronica.
Appena in azienda ci sono due persone che toccano le fatture, servono utenze distinte. Non è una questione di comodità ma di tracciabilità: sapere chi ha emesso, modificato o annullato un documento è utile in caso di contestazione e indispensabile quando il personale cambia. Verificate quante utenze sono comprese nel canone, se esistono profili di sola lettura per il commercialista o per il revisore e come si revoca un accesso quando una persona lascia la società.
L'assistenza conta nei due o tre giorni all'anno in cui qualcosa non funziona, e in quei giorni conta moltissimo: una fattura scartata dallo SdI o una ricevuta che non arriva hanno tempi da rispettare. Chiedete su quali canali si ottiene supporto, con quali orari e se esiste un impegno sui tempi di risposta. Un'assistenza solo via ticket con risposta in più giorni è accettabile per volumi bassi, molto meno per una società che fattura ogni giorno.
È il criterio che rimanda al paragrafo successivo, e che quasi nessuno verifica in fase di scelta perché riguarda un momento — l'uscita — a cui non si pensa mentre si entra.
Le fatture di una SRL sono documenti della società, non del fornitore del software. Questo però non significa che riaverle sia automatico. Fino a poco tempo fa, nel rapporto fra imprese, la portabilità dipendeva soltanto da quello che c'era scritto nel contratto. Per i servizi in cloud non è più così: il Data Act (regolamento UE 2023/2854) dedica il capo VI al cambio di fornitore e si applica anche al software distribuito come servizio, quindi alla quasi totalità dei gestionali di fatturazione in cloud. Il fornitore deve consentire il passaggio entro termini definiti e mettere a disposizione i dati in un formato strutturato e di uso comune. Resta comunque vero che il contratto va letto prima di firmarlo: la legge fissa il minimo, non l'organizzazione pratica della migrazione. Ed è il motivo per cui va letto prima di firmare, non al momento della disdetta.
Le domande da porre al fornitore, possibilmente per iscritto, sono poche e precise:
Un'ultima avvertenza pratica sul momento del cambio: finché i documenti restano divisi tra vecchio e nuovo sistema, la società deve sapere esattamente dove finisce l'archivio dell'uno e dove comincia quello dell'altro. Per questo il cambio di software conviene farlo a cavallo di un esercizio, e non a metà anno.
Il canone pubblicizzato è quasi sempre la voce minore. Il costo effettivo di una soluzione di fatturazione si compone di più elementi, alcuni dei quali compaiono solo dopo l'attivazione.
| Voce di costo | Come viene addebitata di solito | Cosa la fa salire |
|---|---|---|
| Canone del software | Abbonamento annuale o mensile, spesso a fasce | Numero di documenti gestiti e funzioni attivate |
| Utenti aggiuntivi | Costo per utente nominale oltre quelli compresi | Quante persone emettono o consultano fatture |
| Conservazione a norma | Inclusa nel canone, a consumo o come servizio separato | Volume dei documenti e anni di archivio garantiti |
| Ciclo passivo | Talvolta compreso, talvolta modulo a parte | Numero di fatture ricevute e controlli automatici |
| Avviamento e formazione | Una tantum all'attivazione | Anagrafiche da caricare, personalizzazioni, persone da formare |
| Integrazioni | Una tantum o canone aggiuntivo | Collegamenti con e-commerce, gestionale, banca |
| Migrazione e uscita | Una tantum, non sempre prevista a contratto | Formato di esportazione e profondità dello storico |
Sugli ordini di grandezza conviene ragionare per fasce, perché i listini cambiano di continuo. Il servizio dell'Agenzia delle Entrate non ha canone e, previa adesione all'accordo di servizio, comprende anche la conservazione. I software in cloud indipendenti si collocano nella fascia più bassa del mercato, con canoni annui dell'ordine di poche decine o poche centinaia di euro a seconda dei volumi e dei moduli attivati. Il gestionale messo a disposizione dal commercialista è spesso incluso nel compenso o addebitato come voce accessoria. I moduli dei gestionali aziendali stanno un gradino sopra e, nel primo anno, il costo di impianto può superare quello della licenza.
La voce che sfugge quasi sempre è il tempo delle persone. Un software che non riceve bene le fatture passive, o che non esporta in un formato utilizzabile dallo studio, sposta ore di lavoro manuale su qualcuno: un dipendente, l'amministratore o il commercialista. Quelle ore si pagano comunque, e di solito costano più della differenza di canone che si voleva risparmiare. Per inquadrare la spesa nel bilancio complessivo della società può essere utile la nostra guida ai costi di gestione annuali di una SRL.
Gli errori che vediamo ricorrere con più frequenza sono sempre gli stessi, e hanno tutti la stessa radice: si valuta il prodotto e non il processo.
Nella maggior parte delle SRL la contabilità è affidata a uno studio esterno. In questo caso la scelta del software non è una decisione solo aziendale: riguarda anche il modo in cui i documenti arrivano a chi li deve registrare.
Nessuna norma obbliga la società ad adottare il gestionale dello studio. Il punto non è l'obbligo, ma chi si fa carico del disallineamento: se il software della SRL non esporta in un formato importabile, i documenti vengono reinseriti a mano, e quel lavoro viene pagato comunque, in tempo interno o in compenso professionale.
I punti da concordare con lo studio prima di scegliere sono quattro:
C'è infine un aspetto che vale la pena considerare in anticipo. Se il software è quello dello studio, cambiare commercialista significa cambiare anche strumento di fatturazione, con tutto quello che comporta in termini di estrazione dello storico e di conservazione. Non è un motivo per escludere questa soluzione, che in molti casi è la più efficiente: è un motivo per mettere nero su bianco, all'inizio del rapporto, come si rientra in possesso dei documenti. Il tema è trattato nella guida su come cambiare commercialista senza blocchi.
Non esiste una risposta valida per tutte le SRL, perché la scelta dipende da tre elementi: chi tiene la contabilità, quante fatture passano in un mese e quanto è complesso il ciclo passivo. Una società che emette poche fatture ripetitive e affida la contabilità a uno studio ha esigenze diverse da una società commerciale con magazzino, più operatori e centinaia di documenti al mese. Il criterio più utile è partire dal flusso di lavoro reale e verificare quale soluzione lo riproduce con meno passaggi manuali, non partire dall'elenco delle funzioni.
Per emettere, trasmettere e conservare le fatture il servizio dell'Agenzia delle Entrate è sufficiente e non ha canone, previa adesione all'accordo di servizio per la conservazione. I limiti si vedono altrove: non gestisce anagrafiche articolate, listini, magazzino o scadenzario, non si integra con il gestionale contabile e obbliga a compilare ogni documento a mano. È una scelta ragionevole per una SRL con pochissime fatture e nessuna esigenza gestionale, mentre diventa costosa in termini di tempo appena i volumi crescono.
No, nessuna norma impone alla società di adottare il gestionale dello studio. Il punto non è l'obbligo ma il costo del disallineamento: se il software della SRL non esporta i dati in un formato che lo studio può importare, qualcuno dovrà reinserire i documenti a mano e quel lavoro viene comunque pagato, in tempo interno o in compenso professionale. Prima di scegliere un prodotto diverso da quello proposto, conviene chiedere allo studio quali formati di scambio accetta e concordare frequenza e modalità dei flussi.
Per i gestionali in cloud il Data Act (regolamento UE 2023/2854) impone al fornitore di consentire il passaggio e di restituire i dati in un formato strutturato e di uso comune, e dal 12 gennaio 2027 vieta di addebitare costi per il passaggio. Il contratto resta importante per i tempi e le modalità pratiche. In pratica vanno recuperate due cose distinte: i file XML delle fatture emesse e ricevute e il pacchetto di conservazione con le relative firme e marche temporali. Il primo serve a ripartire con il nuovo fornitore, il secondo serve a dimostrare la conservazione a norma dei documenti già archiviati. È la verifica da fare prima di firmare, non al momento della disdetta.
No, e sono due servizi diversi anche quando vengono venduti insieme. Emettere e trasmettere una fattura allo SdI è una cosa, conservarla con i requisiti previsti dalle linee guida AgID è un'altra, spesso erogata da un conservatore terzo a cui il fornitore del software si appoggia. Prima di firmare vanno verificati tre punti: se la conservazione è compresa nel canone o addebitata a parte, per quanti anni è garantita e come si estrae il pacchetto di distribuzione se un domani si cambia fornitore.
Ti diciamo quale soluzione regge i tuoi volumi e come farla dialogare con la contabilità, senza rifare il lavoro due volte.
Parla con lo studioObblighi, Sistema di Interscambio, formato XML, conservazione e sanzioni.
Libri obbligatori, registrazioni e adempimenti della contabilità ordinaria.
Come passare a un nuovo studio senza perdere documenti e continuità.
Articolo a cura del team TurboImposte – Studio Vittucci.
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