I rimborsi spese permettono all'amministratore di recuperare i costi sostenuti per la societa con un trattamento fiscale vantaggioso. Ecco i tre regimi, le tabelle ACI 2026, i limiti di esenzione e gli adempimenti a prova di accertamento.
Gli amministratori di SRL sostengono frequentemente spese per conto della societa: viaggi, pernottamenti, pasti, carburante, pedaggi. Il rimborso di queste spese rappresenta uno degli strumenti più vantaggiosi e spesso sottovalutati della gestione fiscale d'impresa, perché consente di trasferire risorse dalla societa all'amministratore con un trattamento agevolato: costo deducibile per la SRL e, nella maggior parte dei casi, somma non tassata per chi la percepisce. Conoscere le regole, scegliere il regime corretto e predisporre la documentazione adeguata fa la differenza tra un risparmio legittimo e una contestazione in sede di accertamento.
I rimborsi spese sono le somme che la societa eroga all'amministratore per restituirgli i costi che questi ha anticipato nello svolgimento dell'incarico. Si tratta di un istituto profondamente diverso dal compenso amministratore: mentre il compenso remunera l'attività svolta ed è un reddito assimilato a quello di lavoro dipendente (art. 50 TUIR), il rimborso ha natura meramente restitutoria e, se gestito correttamente, non costituisce arricchimento per il percettore.
La convenienza fiscale dei rimborsi si fonda su due elementi che operano in parallelo. Da un lato, in capo alla SRL il rimborso rappresenta un costo deducibile dal reddito d'impresa, riducendo la base imponibile IRES (24%) e, in alcuni casi, IRAP. Dall'altro, in capo all'amministratore le somme rimborsate possono risultare non imponibili ai fini IRPEF, a condizione che ricorrano i presupposti previsti dall'art. 51 comma 5 del TUIR, richiamato per gli amministratori dall'art. 52 TUIR. Il risultato è un trasferimento di liquidità che, a differenza del compenso o dei dividendi, non subisce doppia imposizione.
Perché il meccanismo funzioni occorre rispettare il principio di inerenza: la spesa deve essere collegata all'attività sociale e sostenuta nell'interesse della societa, non per finalità personali dell'amministratore. Una cena con un cliente in trasferta è inerente; una vacanza familiare camuffata da viaggio di lavoro non lo è. La distinzione, banale in teoria, è il terreno su cui si gioca la maggior parte delle contestazioni dell'Agenzia delle Entrate.
La normativa fiscale prevede tre distinti regimi per il rimborso delle spese di trasferta, ciascuno con regole proprie di documentazione, esenzione e deducibilità. La scelta del regime non è indifferente: incide direttamente sull'importo netto che resta all'amministratore e sul carico amministrativo. La tabella seguente confronta i tre sistemi.
| Regime | Come funziona | Documentazione richiesta | Trattamento per l'amministratore |
|---|---|---|---|
| Analitico (a piè di lista) | Rimborso delle spese effettivamente sostenute, voce per voce | Giustificativi analitici: fatture, ricevute, scontrini parlanti | Vitto, alloggio, viaggio e trasporto interamente esenti (trasferte fuori Comune) |
| Forfettario (diaria) | Indennità giornaliera fissa, indipendente dalle spese reali | Nessun giustificativo per la diaria; solo prova della trasferta | Esente fino a 46,48 €/giorno (Italia) e 77,47 €/giorno (estero) |
| Misto | Diaria forfettaria più rimborso analitico di alcune spese | Giustificativi per le spese analitiche più prova trasferta | Limiti di esenzione della diaria ridotti di 1/3 o 2/3 secondo le voci rimborsate |
Va sottolineato che i tre regimi non possono essere mescolati a piacimento nell'ambito della stessa trasferta: la scelta è alternativa per ciascun viaggio. È tuttavia possibile applicare regimi diversi a trasferte diverse, purché la prassi sia coerente e documentata. La societa può quindi disciplinare in delibera, ad esempio, il rimborso analitico per le trasferte nazionali e il forfettario per quelle estere.
Il rimborso analitico, detto anche "a piè di lista", è il regime più trasparente e, generalmente, il più vantaggioso. L'amministratore presenta una nota spese dettagliata corredata di tutti i giustificativi e ottiene la restituzione integrale dei costi sostenuti. Per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale della sede di lavoro, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono interamente esenti da imposizione in capo all'amministratore, senza alcun limite di importo (art. 51 comma 5 TUIR).
La documentazione è il cuore di questo regime. Sono richiesti giustificativi idonei a provare la spesa: fatture intestate alla societa o all'amministratore, ricevute fiscali, scontrini "parlanti" che riportino la natura del bene o servizio. Per i mezzi di trasporto pubblico sono validi i biglietti di treno, aereo, autobus; per i pernottamenti la fattura dell'hotel; per i pasti la ricevuta del ristorante. È buona prassi allegare alla nota spese una breve descrizione della trasferta (data, destinazione, motivo, controparte incontrata).
Sul fronte della deducibilità per la SRL, l'art. 95 comma 3 del TUIR pone limiti specifici alle spese di vitto e alloggio in trasferta: il costo è deducibile entro 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia e 258,23 euro al giorno per quelle all'estero. Le spese di viaggio e trasporto, invece, sono interamente deducibili senza tetto, purché documentate. Dal 2025, inoltre, ai fini della deducibilità e della non imponibilità dei rimborsi analitici è richiesto che i pagamenti di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea siano effettuati con mezzi tracciabili (bonifico, carta, app di pagamento): i contanti fanno perdere il beneficio fiscale.
Nel regime forfettario la societa riconosce all'amministratore una indennità di trasferta giornaliera di importo fisso, del tutto svincolata dalle spese effettivamente sostenute. L'amministratore non deve presentare scontrini o ricevute per vitto e alloggio: la diaria gli spetta per il solo fatto di essere in trasferta. Questo regime semplifica enormemente la gestione amministrativa, eliminando la raccolta dei giustificativi.
I limiti di esenzione fiscale della diaria sono fissati dall'art. 51 comma 5 TUIR e rappresentano la soglia oltre la quale l'indennità diventa reddito tassabile per l'amministratore:
La parte di diaria eccedente questi importi concorre a formare il reddito imponibile dell'amministratore ed è soggetta a tassazione e a contributi. La societa può comunque erogare una diaria più alta, ma deve assoggettare a ritenuta la quota eccedente. Anche nel regime forfettario il rimborso delle spese di viaggio e trasporto documentate può essere riconosciuto separatamente e rimane esente, in aggiunta alla diaria, perché non rientra nel concetto di "vitto e alloggio" coperto dall'indennità.
Il forfettario conviene quando le spese reali sono mediamente inferiori alla diaria esente: in questo caso l'amministratore incassa la differenza in esenzione d'imposta. Quando invece le spese effettive superano stabilmente le soglie, il regime analitico tutela meglio il percettore garantendo il rimborso integrale.
Il rimborso chilometrico spetta all'amministratore che utilizza la propria autovettura per le trasferte di lavoro. Si tratta di una forma di rimborso analitico calcolata in modo forfettario: l'importo si determina moltiplicando i chilometri effettivamente percorsi per il costo chilometrico desunto dalle tabelle ACI, pubblicate annualmente in Gazzetta Ufficiale ed elaborate in funzione del modello del veicolo, dell'alimentazione e della percorrenza media annua.
La deducibilità per la societa è disciplinata dall'art. 95 comma 3 TUIR, che richiama l'art. 164 TUIR sui veicoli: il costo chilometrico è deducibile entro le tariffe ACI relative ad autovetture di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (o 20 cavalli fiscali se con motore diesel). Se l'amministratore usa un'auto di cilindrata superiore, l'eccedenza rispetto al limite non è deducibile per la SRL. Per l'amministratore, il rimborso chilometrico relativo a trasferte fuori dal Comune sede di lavoro è interamente esente da imposizione.
| Elemento del calcolo | Valore di esempio |
|---|---|
| Tragitto (andata e ritorno) | Roma – Napoli – Roma = 460 km |
| Costo chilometrico ACI (esempio veicolo benzina medio) | 0,55 €/km |
| Rimborso chilometrico (460 × 0,55) | 253,00 € |
| Pedaggi autostradali documentati (in aggiunta) | 28,40 € |
| Totale rimborso esente per l'amministratore | 281,40 € |
I pedaggi autostradali, i parcheggi e le spese di custodia del veicolo possono essere rimborsati a parte, in via analitica e documentata, in aggiunta al rimborso chilometrico, perché non rientrano nel costo ACI (che copre carburante, usura, manutenzione e ammortamento). Per scegliere tra rimborso chilometrico all'amministratore e intestazione del veicolo alla societa, valuta i pro e contro nella guida dedicata all'auto aziendale SRL 2026.
Il trattamento fiscale dei rimborsi cambia sensibilmente a seconda del luogo della trasferta. La normativa distingue tre ambiti territoriali: trasferte all'interno del Comune sede di lavoro, trasferte fuori Comune in Italia e trasferte all'estero. La tabella sintetizza i limiti di esenzione applicabili.
| Ambito territoriale | Diaria forfettaria esente | Rimborso analitico | Limite deducibilità SRL vitto/alloggio |
|---|---|---|---|
| Dentro il Comune | Concorre al reddito (tassata) | Tassato, salvo spese di trasporto documentate | Soggetto ai limiti generali art. 109 TUIR |
| Fuori Comune (Italia) | 46,48 €/giorno | Interamente esente (vitto, alloggio, viaggio, trasporto) | 180,76 €/giorno (art. 95 c. 3 TUIR) |
| Estero | 77,47 €/giorno | Interamente esente (vitto, alloggio, viaggio, trasporto) | 258,23 €/giorno (art. 95 c. 3 TUIR) |
La distinzione fondamentale è tra trasferta dentro e fuori il Comune. Per le trasferte all'interno del territorio comunale della sede di lavoro, qualunque rimborso o indennità concorre integralmente a formare il reddito dell'amministratore, con la sola eccezione delle spese di trasporto comprovate da documenti del vettore (biglietti, ricevute taxi). Per le trasferte fuori Comune, invece, scattano le esenzioni viste sopra. Questo significa che, dal punto di vista fiscale, è molto più conveniente che l'amministratore svolga attività che comportano spostamenti fuori dal Comune della sede.
Nel regime misto, infine, i limiti di esenzione della diaria vengono ridotti per evitare la doppia agevolazione: se oltre alla diaria si rimborsa analiticamente il vitto oppure l'alloggio, la diaria esente si riduce di 1/3; se si rimborsano analiticamente sia vitto sia alloggio, la riduzione è di 2/3. In Italia, ad esempio, la diaria esente passa da 46,48 a 30,99 euro (riduzione 1/3) o a 15,49 euro (riduzione 2/3).
Il vantaggio dei rimborsi spese si misura osservando contemporaneamente i due lati dell'operazione: ciò che la societa può dedurre e ciò che l'amministratore deve (o non deve) tassare. La tabella riepiloga il trattamento voce per voce, nell'ipotesi standard di trasferta fuori Comune con regime analitico.
| Voce di spesa | Deducibilità per la SRL | Tassazione per l'amministratore |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio (trasferta Italia) | Deducibile entro 180,76 €/giorno | Esente |
| Vitto e alloggio (trasferta estero) | Deducibile entro 258,23 €/giorno | Esente |
| Spese di viaggio e trasporto (treno, aereo, taxi) | Interamente deducibili | Esente |
| Rimborso chilometrico auto propria | Deducibile entro tariffa ACI 17 CV (20 se diesel) | Esente |
| Pedaggi, parcheggi | Interamente deducibili se documentati | Esente |
| Diaria forfettaria (Italia) | Deducibile | Esente fino a 46,48 €/giorno |
| Diaria forfettaria (estero) | Deducibile | Esente fino a 77,47 €/giorno |
Un presupposto trasversale, introdotto a regime dal 2025, è la tracciabilità dei pagamenti: per beneficiare sia della deducibilità in capo alla SRL sia della non imponibilità in capo all'amministratore, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato con autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC) devono essere pagate con strumenti tracciabili. Il pagamento in contanti comporta la perdita del beneficio fiscale e l'imponibilità del rimborso. Le spese che generano rimborsi non documentabili in forma tracciabile (ad esempio piccole spese di parcheggio a pagamento automatico) vanno valutate caso per caso.
Si ricorda inoltre che i rimborsi spese inerenti e correttamente documentati non rientrano nel reddito da lavoro e quindi non sono soggetti alla gestione separata INPS che grava invece sul compenso. Per ottimizzare l'insieme di compenso, rimborsi e benefit, è utile coordinare la pianificazione con quanto previsto in materia di welfare aziendale SRL.
Il fondamento giuridico del diritto al rimborso è costituito da una previsione statutaria o, più comunemente, da una delibera dell'assemblea dei soci (o del consiglio di amministrazione, se previsto) che riconosca all'amministratore il diritto al rimborso delle spese e definisca il regime applicabile. Questo passaggio formale è essenziale: in sua assenza, l'Agenzia delle Entrate può contestare la deducibilità dei rimborsi e riqualificarli come compenso occulto, con tassazione integrale e sanzioni.
Una delibera ben strutturata dovrebbe contenere:
Sul piano operativo, l'amministratore deve compilare periodicamente una nota spese dettagliata, allegando i giustificativi originali e indicando per ogni trasferta data, destinazione, motivo e voci di spesa. La societa contabilizza il rimborso come costo, lo paga con bonifico o altro mezzo tracciabile e conserva la documentazione a supporto. La nota spese, la delibera e i giustificativi costituiscono il fascicolo probatorio che, in caso di verifica, dimostra la legittimità e l'inerenza dei rimborsi.
I rimborsi spese sono un'area frequentemente attenzionata dagli organi di controllo, perché si prestano a comportamenti elusivi. Gli errori più ricorrenti che generano contestazioni sono:
L'amministratore può farsi rimborsare le spese sostenute per conto della societa nello svolgimento dell'incarico: spese di trasferta (viaggio, vitto, alloggio), rimborso chilometrico per l'uso dell'auto propria, pedaggi autostradali, parcheggi, taxi, treni e aerei, spese di rappresentanza e altre spese documentate inerenti all'attività sociale. È fondamentale che le spese siano inerenti, documentate e deliberate, per garantire la deducibilità in capo alla societa e la non tassazione in capo all'amministratore.
Il rimborso chilometrico spetta quando l'amministratore utilizza la propria auto per trasferte di lavoro. L'importo si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo chilometrico indicato nelle tabelle ACI, che variano in base al modello del veicolo e all'alimentazione. Per la societa, l'art. 95 comma 3 TUIR limita la deducibilità del costo entro le tariffe ACI relative ad autovetture di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (20 se diesel). Il rimborso non è tassato per l'amministratore se relativo a trasferte fuori dal Comune sede di lavoro.
Dipende dal regime adottato e dal luogo della trasferta. Per le trasferte fuori dal Comune sede di lavoro, i rimborsi analitici di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono interamente esenti da tassazione; le diarie forfettarie sono esenti fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all'estero (art. 51 comma 5 TUIR). Per le trasferte all'interno del Comune, invece, i rimborsi concorrono al reddito dell'amministratore, salvo le spese di trasporto documentate.
Sì, è fortemente raccomandata. Una delibera assembleare o una previsione statutaria che disciplini il diritto al rimborso e il regime applicabile (analitico, forfettario o misto) costituisce il titolo che legittima i pagamenti e ne garantisce la deducibilità. In assenza di delibera, l'Agenzia delle Entrate può contestare la deducibilità dei rimborsi e riqualificarli come compenso, con conseguente tassazione e applicazione di sanzioni.
Il rimborso analitico (o a piè di lista) prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate da giustificativi (fatture, scontrini, ricevute): è interamente esente per l'amministratore e deducibile per la societa nei limiti di legge. Il rimborso forfettario consiste in una diaria giornaliera fissa, indipendente dalle spese reali, esente fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all'estero. Il regime misto combina diaria forfettaria e rimborso analitico, con riduzioni proporzionali dei limiti di esenzione.
Il team TurboImposte struttura il regime più vantaggioso e prepara delibere e documentazione a prova di accertamento.
Richiedi una consulenza gratuitaCome deliberare e tassare il compenso dell'amministratore: regole e convenienza.
Quali costi può dedurre la SRL: inerenza, limiti e documentazione.
Deducibilità, fringe benefit e scelte fiscali sull'auto in azienda.
Articolo a cura del team TurboImposte – Studio Vittucci.
Parla con un commercialista