Accordo individuale, sicurezza, indennità, rimborsi spese, fringe benefit e fiscalità: tutto quello che la SRL deve sapere per gestire correttamente il lavoro agile nel 2026.
Lo smart working è ormai una modalità organizzativa stabile per moltissime SRL italiane. Nel 2026 il lavoro agile non è più una soluzione emergenziale, ma uno strumento strategico che richiede, però, una gestione rigorosa sotto il profilo contrattuale, fiscale e della sicurezza. Per il datore di lavoro — e in particolare per la SRL che gestisce dipendenti, collaboratori e amministratori — conoscere obblighi, opportunità e rischi del lavoro agile è essenziale per evitare contestazioni dell'Ispettorato del Lavoro, sanzioni INPS, riprese fiscali e contenziosi con i lavoratori. Questa guida raccoglie tutte le regole pratiche, fiscali e contrattuali da conoscere nel 2026.
Lo smart working, denominato in modo tecnicamente corretto lavoro agile, è disciplinato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81 (artt. 18-24). Il legislatore lo definisce come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall'assenza di vincoli di orario e luogo di lavoro, con possibile alternanza tra lavoro all'interno e all'esterno dei locali aziendali, senza una postazione fissa.
Si tratta di una modalità di esecuzione, non di una nuova tipologia contrattuale: il rapporto resta a tutti gli effetti un contratto di lavoro subordinato, con conservazione integrale dei diritti retributivi, previdenziali, di salute e sicurezza, e con l'applicazione del CCNL di riferimento. Nel 2026 il quadro normativo è consolidato e arricchito da:
Va distinto chiaramente lo smart working dal telelavoro, che è una diversa modalità di esecuzione con caratteristiche più rigide:
| Caratteristica | Smart working (lavoro agile) | Telelavoro |
|---|---|---|
| Postazione | Senza postazione fissa, il lavoratore sceglie il luogo | Postazione fissa presso il domicilio o luogo concordato |
| Orario | Flessibile, con sole fasce di reperibilità | Orario di lavoro analogo a quello in sede |
| Strumenti | Possono essere aziendali o del lavoratore (BYOD) | Strumenti tipicamente forniti dal datore di lavoro |
| Alternanza | Possibile (parte in sede, parte da remoto) | Prestazione svolta integralmente da remoto |
| Fonte normativa | L. 81/2017 | Accordo Interconfederale 2004 e contrattazione collettiva |
| Accordo richiesto | Accordo individuale scritto | Accordo individuale con regolamento aziendale |
La distinzione è rilevante perché ai due istituti si applicano regole parzialmente differenti, soprattutto in materia di rimborso spese, sicurezza e adempimenti formali.
L'art. 19 della L. 81/2017 prescrive che il lavoro agile sia attivato attraverso un accordo scritto tra datore e dipendente. La forma scritta è richiesta ai fini della regolarità amministrativa e della prova, e l'accordo deve essere comunicato telematicamente al Ministero del Lavoro tramite il portale dedicato entro 5 giorni dall'avvio della prestazione agile (o dalle modifiche successive).
L'accordo individuale deve disciplinare in modo dettagliato i seguenti aspetti:
L'accordo può essere allegato al contratto individuale o stipulato come addendum successivo. In caso di più dipendenti coinvolti, è buona prassi predisporre un regolamento aziendale sullo smart working che definisca le regole comuni, lasciando all'accordo individuale solo le personalizzazioni. Per gli aspetti generali di tenuta documentale societaria suggeriamo di consultare anche la guida sugli obblighi PEC della SRL, utile per la gestione delle comunicazioni con il personale.
Il datore di lavoro mantiene piena responsabilità sulla sicurezza del dipendente anche durante la prestazione agile. Le fonti normative sono il D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico Sicurezza) e l'art. 22 della L. 81/2017, che impone obblighi specifici:
Il datore di lavoro deve adottare misure idonee a ridurre i rischi: fornitura di sedie ergonomiche o di un buono per acquistarle, formazione specifica sull'uso del videoterminale, indicazioni sulla corretta organizzazione della postazione domestica. La mancata predisposizione dell'informativa o l'omesso aggiornamento del DVR espongono la SRL a sanzioni penali e amministrative.
Non esiste un obbligo generale di riconoscere indennità o rimborsi per lo smart working: dipende dal CCNL applicato, dalla contrattazione collettiva di secondo livello e dall'accordo individuale. Quando però il datore decide di erogare somme o beni in relazione alla prestazione agile, è cruciale strutturare correttamente l'intervento per evitare imposizione fiscale e contributiva. La regola fondamentale è quella della connessione funzionale tra spesa rimborsata e attività lavorativa, con criteri oggettivi e documentabili.
L'Agenzia delle Entrate, fin dalla risoluzione n. 314/E del 2009 e con i successivi documenti di prassi (interpello n. 314/2021 e altri), ha chiarito che i rimborsi spese al dipendente in smart working non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente se determinati con criteri analitici e oggettivi. I rimborsi forfettari, calcolati senza un criterio dimostrabile, sono invece considerati retribuzione imponibile.
| Voce di spesa | Modalità di rimborso | Tassazione in capo al dipendente | Deducibilità per la SRL |
|---|---|---|---|
| Connessione internet domestica | Quota del costo bolletta proporzionale all'uso lavorativo | Non imponibile se documentata | Interamente deducibile come costo del personale |
| Energia elettrica | Calcolo analitico basato su consumo medio del PC e ore lavorate | Non imponibile se calcolo oggettivo | Interamente deducibile |
| Postazione (scrivania, sedia) | Fornitura diretta o rimborso a piè di lista | Non imponibile (strumento di lavoro) | Deducibile come ammortamento o costo |
| Indennità forfettaria smart working | Importo fisso giornaliero o mensile | Imponibile come retribuzione | Deducibile come costo del personale |
| Buoni pasto | Erogazione elettronica | Esenti fino a 8 euro/giorno (limite 2026) | Deducibile, IVA detraibile al 4% |
| Notebook e smartphone aziendali | Fornitura diretta in comodato d'uso | Non imponibile se uso esclusivo lavorativo | Ammortamento + IVA detraibile |
Per le spese sostenute direttamente dall'amministratore della SRL, anche in qualità di organo amministrativo, valgono regole parzialmente differenti che approfondiamo nella guida sui rimborsi spese dell'amministratore SRL.
Quando il datore mette a disposizione del dipendente beni e servizi destinati all'esecuzione della prestazione agile, occorre distinguere tra strumenti di lavoro e fringe benefit. L'art. 51 c. 2 lett. f-bis e f-ter del TUIR esclude da imposizione i beni concessi per finalità lavorative (strumenti di lavoro propriamente detti), mentre i beni a uso promiscuo o di natura retributiva rientrano nel valore convenzionale o nella franchigia annua.
Per il 2026 il limite generale di non imponibilità dei fringe benefit è fissato dalla legge di bilancio, con soglie potenziate per i lavoratori con figli a carico. Nella prassi:
Per inquadrare il tema dei benefit nel quadro più ampio della politica retributiva della SRL si rinvia all'approfondimento sul welfare aziendale SRL, che illustra come integrare smart working, fringe benefit e premi di risultato.
Dal punto di vista della società, i costi sostenuti per attivare e gestire lo smart working sono in linea di principio integralmente deducibili dal reddito d'impresa, in quanto inerenti all'attività. Tuttavia, occorre rispettare le regole specifiche di ciascuna categoria di spesa:
Per un quadro più completo delle voci di spesa scaricabili dal reddito societario si veda la guida dedicata alle spese deducibili SRL.
Il diritto alla disconnessione è uno dei pilastri del lavoro agile. L'art. 19 c. 1 della L. 81/2017, integrato dalla L. 61/2021, impone che l'accordo individuale individui specifiche fasce di disconnessione, ovvero periodi in cui il lavoratore non è tenuto a rispondere a comunicazioni di lavoro (email, messaggi, chiamate). La violazione di queste fasce non può comportare conseguenze disciplinari o pregiudizi alla retribuzione o alle progressioni di carriera.
Nella prassi, le fasce di disconnessione coincidono di norma con la fascia oraria notturna (es. dalle 20:00 alle 8:00), con la pausa pranzo (es. 13:00-14:00) e con il weekend e i giorni festivi. È consigliato configurare strumenti tecnici (filtri sulle email, blocco notifiche aziendali) per rendere effettivo il diritto. L'omessa previsione di fasce di disconnessione nell'accordo individuale costituisce una violazione dell'obbligo formale e può essere contestata dall'Ispettorato del Lavoro.
Il controllo sulla prestazione del dipendente in smart working deve rispettare l'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) e il Regolamento UE 2016/679 (GDPR). I principi cardine sono:
Il Garante privacy ha più volte ribadito che i controlli devono essere proporzionati e che il datore deve adottare il principio di minimizzazione: raccogliere solo i dati strettamente necessari. Particolare attenzione va prestata all'uso di software di "produttività" che misurano il tempo di connessione o l'attività sui sistemi aziendali, che possono integrare un controllo illegittimo.
Nell'esperienza professionale dello studio, le criticità ricorrenti nella gestione dello smart working in SRL sono:
| Inadempimento | Conseguenza tipica | Riferimento normativo |
|---|---|---|
| Mancanza accordo individuale scritto | Sanzione amministrativa e riqualificazione del rapporto | Art. 19 L. 81/2017 |
| Omessa comunicazione al Ministero | Sanzione amministrativa per ciascun lavoratore | D.M. attuativo L. 81/2017 |
| Omesso aggiornamento DVR | Sanzione penale a carico del datore | Art. 55 D.Lgs. 81/2008 |
| Rimborsi forfettari non documentati | Riqualificazione come retribuzione, accertamento fiscale e contributivo | Art. 51 TUIR; circ. AdE |
| Controllo a distanza non autorizzato | Sanzione amministrativa e penale, illeciti GDPR | Art. 4 L. 300/1970; GDPR |
| Violazione diritto alla disconnessione | Contestazione Ispettorato e rischio causa lavoratore | Art. 19 L. 81/2017 |
Una checklist documentale minima per la SRL che attiva lo smart working dovrebbe includere:
| Documento | Obbligatorietà | Aggiornamento |
|---|---|---|
| Accordo individuale di lavoro agile | Obbligatorio | Ad ogni modifica delle condizioni |
| Regolamento aziendale smart working | Consigliato | Annuale |
| Comunicazione telematica al Ministero | Obbligatoria | Ad ogni avvio o modifica |
| Informativa sicurezza e rischi | Obbligatoria | Annuale |
| DVR sezione lavoro agile | Obbligatorio | Quando cambiano i rischi |
| Informativa privacy GDPR | Obbligatoria | Quando cambiano i trattamenti |
| Policy rimborsi e fringe benefit | Consigliata | Annuale |
| Comodato d'uso strumenti aziendali | Consigliato | Alla consegna del bene |
Per completare il quadro contributivo del personale e delle posizioni assimilate (come quella dell'amministratore-socio), è utile leggere la guida sui contributi INPS della SRL.
Lo smart working, o lavoro agile, è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato disciplinata dalla L. 81/2017. Si attiva tramite un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e dipendente, che definisce orari, strumenti, modalità di esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali e diritto alla disconnessione. Nella SRL l'attivazione richiede la stipula dell'accordo, la consegna dell'informativa sui rischi, l'aggiornamento del DVR e la comunicazione telematica al Ministero del Lavoro.
Non esiste un obbligo di legge generale, ma il datore di lavoro può riconoscere rimborsi per connessione internet, energia elettrica, postazione di lavoro e materiale di consumo. L'Agenzia delle Entrate, con la risoluzione 314/E del 2009 e i chiarimenti successivi, ammette la non imponibilità dei rimborsi se determinati con criteri analitici e oggettivi (ad esempio quota proporzionale del costo medio di un'utenza domestica). I rimborsi forfettari non documentati rischiano invece di essere considerati retribuzione.
Sì, l'accordo individuale scritto è obbligatorio ai sensi dell'art. 19 L. 81/2017. Deve essere stipulato in forma scritta ai fini della regolarità amministrativa e della prova, e deve essere comunicato telematicamente al Ministero del Lavoro tramite il portale dedicato entro i termini previsti. In mancanza di accordo, la prestazione resa fuori dai locali aziendali non si qualifica come lavoro agile e il datore può essere esposto a sanzioni amministrative.
Lo smart working in sé non è un fringe benefit. Tuttavia, beni e servizi concessi al dipendente per svolgere l'attività da remoto (notebook, smartphone, abbonamento internet) possono rientrare nella disciplina dell'art. 51 TUIR. Se l'uso è esclusivamente lavorativo non vi è imposizione; in caso di uso promiscuo si applica il valore convenzionale o la franchigia annua per fringe benefit, elevata per il 2026 nei limiti stabiliti dalla legge di bilancio per i lavoratori con figli a carico.
Il datore di lavoro resta responsabile della sicurezza del dipendente anche durante lo smart working, ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e dell'art. 22 L. 81/2017. Deve consegnare un'informativa scritta sui rischi generali e specifici, aggiornare il DVR per la prestazione agile, garantire la sorveglianza sanitaria e assicurare il dipendente contro infortuni e malattie professionali. L'INAIL copre gli infortuni occorsi durante la prestazione agile, compresi quelli in itinere se la sede di lavoro è stata preventivamente comunicata.
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Richiedi una consulenza gratuitaStrumenti, fringe benefit e premi di risultato per il personale della SRL.
Come gestire correttamente i rimborsi spese dell'amministratore.
Tutti gli obblighi contributivi della SRL verso dipendenti e amministratori.
Articolo a cura del team TurboImposte – Studio Vittucci.
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